Checkliste: Firmenevent planen — so wird nichts vergessen

Checkliste: Firmenevent planen — so wird nichts vergessen

Ein Firmenevent ist eine Investition in Teamgeist, Motivation und Außenwirkung. Damit es ein voller Erfolg wird, braucht es eine strukturierte Planung. Diese Checkliste führt Sie durch alle wichtigen Schritte.

3–6 Monate vorher

• [ ] Ziel definieren: Teambuildung, Jubiläum, Kundenveranstaltung oder Mitarbeiterfeier?
• [ ] Budget festlegen: Gesamtrahmen inkl. Location, Catering, Technik und Entertainment
• [ ] Datum und Uhrzeit: Schulferien, Feiertage und Firmenkalender prüfen
• [ ] Gästeliste erstellen: Anzahl und ggf. besondere Bedürfnisse (Allergien, Mobilität)
• [ ] Location recherchieren und buchen: Firmengelände, externe Halle, Outdoor-Fläche
• [ ] Catering beauftragen: Foodtrailer, Buffet, Menü — Angebote einholen und vergleichen

1–2 Monate vorher

• [ ] Programm und Ablauf planen: Reden, Workshops, Teamspiele, Unterhaltung
• [ ] Technik und Ausstattung: Soundanlage, Bühne, Zelt oder Überdachung bei Outdoor-Events
• [ ] Einladungen versenden: Digital oder per Post, mit RSVP-Frist
• [ ] Menüdetails mit Caterer abstimmen: Allergene, Diäten, Mengen
• [ ] Parkplätze und Anreise kommunizieren
• [ ] Fotografen oder Videografen beauftragen (optional, aber wertvoll)

1–2 Wochen vorher

• [ ] Rückmeldungen auswerten: Finale Gästezahl bestätigen
• [ ] Laufzettel erstellen: Zeitplan für alle Beteiligten
• [ ] Catering-Mengen bestätigen: Letzte Rückmeldung an den Caterer
• [ ] Beschilderung und Wegführung planen
• [ ] Notfallplan: Was passiert bei Regen? Ersatzlösung bereithalten

Am Veranstaltungstag

• [ ] Aufbau rechtzeitig beginnen: Technik, Dekoration, Foodtrailer-Stellplatz
• [ ] Catering-Anlieferung koordinieren: Zufahrt frei halten
• [ ] Ansprechperson für alle Dienstleister definieren
• [ ] Gäste herzlich empfangen

Nach der Veranstaltung

• [ ] Feedback einholen: Kurze Umfrage per E-Mail an Teilnehmende
• [ ] Danke sagen: An Helfer, Dienstleister und Gäste
• [ ] Fotos und Inhalte für interne Kommunikation nutzen
• [ ] Gelerntes festhalten: Was beim nächsten Mal besser laufen soll

Tipp von Dschinn

Für das Catering empfehlen wir, frühzeitig zu buchen — vor allem in der Hauptsaison zwischen Mai und Oktober sind Foodtrailer schnell ausgebucht. Jetzt Verfügbarkeit prüfen.