Planung
Sommerfest planen: Die ultimative Checkliste für HR und Office Manager
Von der Terminwahl bis zum Catering — alles, was Sie für ein erfolgreiches Firmensommerfest brauchen, übersichtlich in einer Checkliste.
01. April 2025·2 min read
Ein gelungenes Sommerfest stärkt den Zusammenhalt und zeigt Wertschätzung gegenüber dem Team. Aber die Planung braucht Zeit — und einen klaren Plan. Hier ist Ihre Checkliste.
8–12 Wochen vorher
- Datum und Uhrzeit festlegen — Freitagnachmittag oder ein Samstagmittag sind bewährt
- Budget definieren — pro Kopf rechnen, inkl. Catering, Location und Programm
- Interne Genehmigung einholen (Geschäftsführung, HR, Betriebsrat)
- Einladungsverteiler erstellen und Gästezahl schätzen
6–8 Wochen vorher
- Location sichern — eigenes Firmengelände oder externe Fläche
- Catering-Anfrage stellen — je früher, desto besser
- Rahmenprogramm planen: Musik, Spiele, Ehrungen
4 Wochen vorher
- Einladungen verschicken mit klarer Antwortfrist
- Caterer bestätigen und finale Personenzahl durchgeben
- Technik und Ausstattung klären: Stühle, Tische, Zelt bei Regen
1 Woche vorher
- Headcount finalisieren und ans Catering weitergeben
- Lageplan erstellen — wo steht was?
- Notfallplan für Regen oder Absagen
Am Tag des Events
- Aufbau rechtzeitig starten — mind. 2 Stunden vor Gästeankunft
- Catering-Team begrüßen und Ablauf abstimmen
- Ansprechpartner benennen der immer erreichbar ist
Tipp: Catering früh anfragen
Guter Caterer sind beliebt und schnell ausgebucht — besonders in der Sommersaison. Stellen Sie Ihre Anfrage daher so früh wie möglich. Mit einem Festpreisangebot haben Sie sofort Kostensicherheit.